Vous allez bientôt conduire une réunion de travail. Pour que celle-ci soit réussie, un minimum de préparation s’impose. L’objectif est de rendre la réunion intéressante pour les participants. Voici quelques conseils pratiques pour une bonne organisation de votre réunion d’entreprise.

Définissez les objectifs précis de la réunion

Quelle est la raison principale de la réunion ? Va-t-elle servir à définir des objectifs importants pour un projet ? Vous devez définir dès le départ, si à l’issue de votre réunion, il faut avoir des prises de décisions cohérentes entre les différents participants. Lorsque vos objectifs sont bien définis, établissez l’ordre du jour en détaillant les thèmes abordés de manière claire. Cela vous permet ainsi d’évaluer le temps nécessaire à la réunion. En effet, l’attention des participants risque de diminuer si votre réunion dure plus longtemps que la durée prévue.

Optimisez votre présentation avec les tableaux muraux

Durant vos réunions d’affaire ou de travail, utilisez des tableaux muraux pour les présentations. Vous pouvez vous en servir pour afficher ou inscrire vos notes, vos idées, votre plan de travail ou encore pour arranger votre présentation. Parmi les modèles existants sur le marché, vous avez les tableaux blancs modulaires et les tableaux rotatifs sur pied à double face. Des modèles plus travaillés disposent d’une surface de projection.

Optez pour un lieu et un horaire bien adaptés

Il faut choisir une salle de réunion qui correspond au nombre des participants pour qu’ils puissent travailler et s’installer de façon confortable. Choisissez des locaux accessibles et bien éclairés. La salle doit être suffisamment opérationnelle pour faciliter votre présentation et les prises de parole. Enfin, choisissez la date et l’heure de votre réunion en fonction de la disponibilité de vos intervenants. La matinée entre 8h à 11h est plus propice pour les réunions, car les participants sont plus réceptifs le matin.

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